Sidoarjo — Kantor Urusan Agama (KUA) Prambon Kabupaten Sidoarjo mendapatkan penyuluhan tentang Tata Naskah Dinas dan Bimbingan Teknis (Bimtek) Kearsipan dari Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sidoarjo, Kamis (1/1/2026). Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya meningkatkan tertib administrasi dan kualitas pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Agama Kabupaten Sidoarjo.
Penyuluhan dan Bimtek Kearsipan tersebut dilaksanakan oleh Hanik Adyaningrum, Arsiparis Ahli Muda pada Subbagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kabupaten Sidoarjo. Kegiatan serupa dilaksanakan untuk memberikan pemahaman kepada setiap seksi, KUA, maupun satuan kerja (satker) mengenai pentingnya tata naskah dinas dan pengelolaan arsip yang sesuai dengan ketentuan.
Kegiatan di KUA Prambon diikuti oleh seluruh pegawai. Dalam penyampaiannya, Hanik memberikan penjelasan mengenai tata cara pengelolaan naskah dinas, penataan dan penyimpanan arsip, klasifikasi arsip, hingga pentingnya menjaga arsip agar tetap terpelihara dan mudah ditemukan kembali ketika sewaktu-waktu diperlukan.
Menurutnya, tertib administrasi dan kearsipan bukan hanya menjadi tanggung jawab petugas atau pengelola arsip, tetapi merupakan tanggung jawab seluruh pegawai. Setiap dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan tugas kedinasan pada dasarnya merupakan arsip yang harus dikelola dengan baik.
“Arsip merupakan rekaman kegiatan sekaligus bukti pertanggungjawaban sebuah lembaga. Karena itu, sejak sebuah dokumen dibuat, harus sudah dipikirkan bagaimana dokumen tersebut dikelola, disimpan, dipelihara, dan nantinya dapat ditemukan kembali dengan mudah ketika dibutuhkan,” jelas Hanik.
Hanik Adyaningrum juga mengapresiasi keberadaan arsip lama yang masih tersimpan di KUA Prambon. Menurutnya, arsip-arsip tersebut memiliki nilai informasi dan sejarah yang penting sehingga perlu mendapatkan perhatian dalam hal penataan, pemeliharaan, serta penyimpanannya.
“Arsip lama seperti ini merupakan bagian dari memori organisasi. Selain memiliki nilai administratif, arsip juga mempunyai nilai sejarah. Karena itu, perlu ditangani dan disimpan dengan baik agar informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga,” tuturnya.
Sementara itu, Kepala KUA Prambon, Miftakhul Huda, menyampaikan bahwa KUA Prambon memiliki sejumlah dokumen lama yang memiliki nilai sejarah. Bahkan, di antara berkas yang tersimpan terdapat dokumen yang diperkirakan berasal dari sekitar tahun 1939, jauh sebelum Indonesia merdeka.
“Di KUA Prambon masih ada berkas yang berasal dari sekitar tahun 1939. Ini menunjukkan bahwa orang-orang dahulu ternyata sudah sangat teliti, tertib, dan disiplin dalam menulis serta menyimpan dokumen. Apa yang mereka kerjakan pada masa itu ternyata dapat kita lihat dan manfaatkan sampai sekarang,” ungkapnya.
Menurut Miftakhul Huda, keberadaan arsip-arsip lama tersebut menjadi pelajaran berharga bagi pegawai saat ini. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga dapat menjadi sumber informasi dan bukti perjalanan sebuah lembaga dari masa ke masa.
“Kalau arsip pada masa lalu bisa bertahan hingga puluhan tahun bahkan hampir satu abad, tentu ini menjadi motivasi bagi kita untuk juga menjaga dan mengelola arsip yang ada sekarang dengan sebaik-baiknya. Bisa jadi, dokumen yang kita buat hari ini akan menjadi sejarah bagi generasi yang akan datang,” tambahnya.
Dalam kegiatan tersebut, para pegawai KUA Prambon juga diberikan pemahaman tentang pentingnya membangun budaya kerja yang tertib dalam hal administrasi. Setiap surat, dokumen, dan hasil pelaksanaan kegiatan perlu ditata secara sistematis sehingga ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Kegiatan penyuluhan Tata Naskah Dinas dan Bimtek Kearsipan ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran seluruh pegawai KUA Prambon terhadap pentingnya administrasi dan kearsipan. Dengan pengelolaan arsip yang tertib, KUA tidak hanya mampu memberikan pelayanan administrasi yang lebih baik, tetapi juga turut menjaga rekam jejak dan sejarah kelembagaan.
Keberadaan dokumen-dokumen lama di KUA Prambon menjadi pengingat bahwa sebuah arsip yang dikelola dengan baik dapat melampaui zamannya. Dokumen yang dibuat dan disimpan secara tertib hari ini bukan tidak mungkin akan menjadi sumber informasi berharga bagi generasi yang akan datang.